No contexto do comércio internacional, a documentação correta é essencial para garantir a legalidade, a fluidez e a segurança das operações de importação e exportação. Além disso, os documentos permitem o cumprimento das exigências legais e assegura que todas as partes envolvidas na transação estejam alinhadas quanto aos termos, responsabilidades, produtos transacionados e condições logísticas e comerciais.

Por isso, neste texto, vamos apresentar os principais documentos utilizados nas operações de importação e exportação de mercadorias e explicar suas finalidades. Acompanhe até o fim para entender como cada um deles contribui para o sucesso da sua operação internacional.

Fatura Proforma (Proforma Invoice)

A fatura Proforma, ou Proforma Invoice, nada mais é do que uma fatura preliminar que o vendedor (exportador) envia ao comprador (importador).

Além disso, ela apresenta informações detalhadas sobre os produtos a serem embarcados, incluindo descrição, quantidade, preço unitário e total, moeda negociada, termos de pagamento e condições de entrega.

O objetivo da Proforma Invoice é dar ao importador uma ideia clara e antecipada do que está sendo exportado pelo vendedor, permitindo que o importador dê o seu aceite para que o processo de compra e venda possa seguir o seu curso.

Esse documento também auxilia nos fechamentos de câmbio para pagamentos antecipados e, quando aplicável, viabiliza a emissão da licença de importação.

Fatura Comercial (Commercial Invoice)

A fatura comercial é um dos documentos mais importantes em qualquer operação de comércio exterior, pois ela tem a finalidade de representar e regulamentar a operação de compra e venda realizada entre o vendedor e o comprador.

Emitida pelo exportador, na língua inglesa ou no idioma do importador, em pelo menos 3 (três) vias assinadas e datadas, ela oferece detalhes precisos sobre a transação comercial e, além disso, é utilizada para fins aduaneiros e contábeis.

Ademais, a fatura comercial é um dos documentos que instruem o despacho aduaneiro de importação. Ela também serve de base para o preenchimento da Declaração Aduaneira (DI – Declaração de Importação ou DUIMP – Declaração Única de Importação) assim como de outros documentos, como o Packing List e o Conhecimento de Embarque.

Nela deve conter todas as informações apresentadas no Art. 557 do Regulamento Aduaneiro, tais como:

• Nome e endereço, completos, do exportador;
• Nome e endereço, completos do importador;
• Especificações das mercadorias;
• Marca, numeração e, se houver, número de referência dos volumes;
• Quantidade e espécie dos volumes;
• Peso bruto e líquido dos volumes;
• País de origem, de aquisição e de procedência das mercadorias;
• Preço unitário e total de cada espécie de mercadoria e, se houver, o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos pelo vendedor;
• Condições e moeda de pagamento;
• Incoterm negociado;
• Além disso, a empresa deve informar o custo de transporte da mercadoria importada até o porto ou aeroporto alfandegado de descarga, ou até o ponto de fronteira onde deve cumprir as formalidades de entrada no território aduaneiro, bem como as demais despesas relacionadas às mercadorias descritas na fatura.

Packing List (Romaneio de Carga)

O Packing List é o documento que detalha como as mercadorias estão embaladas e organizadas em cada volume.

Ele é fundamental para facilitar a conferência física da carga no despacho aduaneiro (quando necessário). Nele deve conter:

• Peso bruto e líquido de cada volume;
• Tipo de volume e dimensões de cada volume;
• Número de volumes;
• Identificação dos itens em cada volume.

Embora o packing list não tenha valor comercial, ele é imprescindível para a logística e a fiscalização aduaneira.

É importante ressaltar que a não apresentação do packing list nos documentos de instrução da declaração aduaneira, de acordo com o Art. 728, inciso VIII, alínea “e” do Regulamento Aduaneiro, pode resultar ao importador uma multa de R$ 500,00

Conhecimento de Embarque

O Conhecimento de Embarque é o documento emitido pela empresa responsável pelo transporte da mercadoria e possui várias funções, dentre elas:

• Amparar a mercadoria que será transportada;
• Descrever e formalizar a operação de transporte entre as partes envolvidas (transportadora e embarcador);
• Comprovar o recebimento da mercadoria na origem pelo transportador;
• Definir a obrigação de entrega da mercadoria no destino;
• Constituir prova de posse ou de propriedade da mercadoria.

No conhecimento de embarque, alguns dados não podem faltar, tais como:

• Nome e endereço completo do exportador, importador e consignatário;
• Local de embarque (origem) e descarga (destino), como portos e aeroportos;
• Dados do meio de transporte (navio / aeronave);
• Nome de quem deve ser informado (notificado) da chegada da mercadoria no ponto de destino;
• Quantidade total de volumes e tipo de embalagem;
• Descrição da mercadoria e seu código NCM;
• Peculiaridades da carga (temperatura, como armazenar, código IMO, telefone de emergência, etc.);
• Dimensão e cubagem dos volumes;
• Peso bruto e líquido;
• Forma de pagamento do frete (collect ou prepaid);
• Valor do frete internacional e moeda negociada;
• Local de emissão do conhecimento de embarque e data.

Este documento também é apresentado no despacho aduaneiro, e ele varia de acordo com o tipo da modalidade de transporte contratado, sendo no modal:  

• Marítimo – Bill of Lading (BL);
• Aéreo – Air Waybill (AWB), Master Air Waybill (MAWB) e o House Air Waybill (HAWB);
• Ferroviário – Conhecimento de Transporte Ferroviário (TIF/CTF);
• Rodoviário – Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC);
• Multimodal – Throughbill of Lading.

Declaração Aduaneira (DI / DUIMP)

É um documento eletrônico que oficializa a entrada de mercadorias importadas em território aduaneiro, devendo o importador ou seu representante legal registrá-la logo que é dada a presença de carga pelo depositário, considerando o registro da:

• DI no Siscomex (Sistema de Comércio Exterior) para as operações que ainda não migraram para o Novo Processo de Importação (NPI)
• DUIMP no Pucomex (Portal Único de Comércio Exterior), plataforma utilizada no NPI que visa modernizar e simplificar o processo de importação.

A declaração aduaneira também assegura o cumprimento das obrigações aduaneiras e tributárias pelo importador, dando início, após o seu registro, ao processo de despacho aduaneiro.

Certificado de Origem

Documento que atesta a origem de um produto, ou seja, o país de fabricação/produção da mercadoria que está sendo comercializada entre países.

Além disso, a apresentação deste documento permite o acesso a Tratamento Tarifário Preferencial resultante de um acordo comercial internacional.

Por esse motivo, o certificado de origem deve ser providenciado pelo próprio exportador. No Brasil, ele é emitido por entidades autorizadas pela SECEX (Secretaria de Comércio Exterior) do Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços (MDIC), dentre as quais estão:

• A Federação das Associações Comerciais;
• A Federação das Indústrias;
• A Federação das Associações Empresariais;
• As Associações Comerciais;
• A Confederação das Associações Comerciais e Empresariais do Brasil.

A lista completa das entidades autorizadas pelo Governo Brasileiro a emitir Certificados de Origem preferencial, no âmbito dos Acordos Comerciais dos quais o Brasil é parte, é encontrada no Anexo VI da Portaria SECEX nº 249/2023.

Licença de Importação

De forma geral, a Licença de Importação é o documento que autoriza o importador a embarcar uma mercadoria estrangeira com características específicas que exigem análise de órgãos anuentes, como ANVISA, INMETRO, MAPA, entre outros.

Nesse caso, o importador ou seu representante legal deve solicitar a emissão da licença de importação.

Atualmente, há dois tipos de licenciamento de importação:

• Licenciamento automático: em que o seu deferimento pode ocorrer depois do embarque da mercadoria no exterior, porém anterior ao despacho aduaneiro de importação no país de destino.
• Licenciamento não automático: em que o importador deve aguardar o deferimento da licença de importação para posteriormente dar prosseguimento ao embarque da mercadoria na origem.

Para saber se uma mercadoria necessita ou não de licenciamento de importação basta consultar o Tratamento Administrativo por meio do código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) da mercadoria.

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